Desde iubenda puedes llevar detalle del Registro de las Actividades de Tratamiento interno de datos. Esto es, contar con informes detallados del manejo de la información sensible de tu empresa u organización.
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) exige que tanto los responsables como los encargados del tratamiento de datos mantengan un registro de las actividades. Este debe realizarse por escrito, incluso en formato electrónico, y debe estar disponible para las autoridades de control si lo solicitan.
Por tanto, si tienes una organización que recopila y gestiona datos, iubenda te ayudará a que cumplas cabalmente con el RGPD.
La herramienta para el Registro de las Actividades de Tratamiento está disponible solo en planes Ultimate de iubenda. Si lo necesitas, puedes ampliar tu plan.
Activa y accede a la herramienta
Desde tu área de cliente de Webempresa, ingresa en el apartado Hosting > Servicios contratados y pulsa en el botón «Gestionar» para ir al panel de tu servicio. Una vez dentro, accedes a tu panel de control de iubenda desde el botón «Abrir iubenda dashboard».
Dentro del panel, vas a ver todas las herramientas que ya tienes activadas, solo debes ir bajando en la página hasta encontrar el apartado «Registro de las actividades de tratamiento» y pulsar en el botón «Activar«.
Una vez activamos esta herramienta, nos pide darle un nombre al proyecto que vamos a iniciar. Esto se refiere a la gestión de datos internos de nuestra empresa u organización.
Podemos asignarle cualquiera, ya que en este caso se referirá en general a toda la información legal que almacenemos en nuestro plan de iubenda y se puede modificar posteriormente.
Lo que ocurrirá es que todo lo que configuramos previamente en iubenda se va a añadir dentro de esta herramienta, es decir, vamos a poder asignar grupos de miembros encargados de los datos privados de diferentes «áreas». Una será la web en general, otra pueden ser datos de empleados, datos de clientes o todas las que necesites de acuerdo a tus necesidades.
Un «área» se refiere a los ámbitos de aplicación dentro de los cuales las actividades del tratamiento de datos son iguales.
Por ejemplo, los datos sensibles de empleados serían un «área» y el encargado del tratamiento de esta información sería el Departamento de Recursos Humanos, pero si hay otros departamentos que gestionen datos de empleados, también podrían ser asignados como miembros de la misma área.
Más adelante en esta guía veremos a detalle cómo trabajar y añadir miembros y áreas personalizadas.
Una vez avanzamos, veremos que se reorganizan los apartados que ya teníamos creados, como son los documentos de política de privacidad y cookies, ya que se ha creado nuestra primer área de aplicación, que está relacionada con la información que recopila nuestro sitio web.
A partir de aquí, tendremos acceso a la gestión de miembros y áreas personalizadas para el tratamiento de datos personales. Vamos a ir configurando conforme a nuestras necesidades.
Añade áreas personalizadas de tratamiento
Un área es una subdivisión del tratamiento de datos donde las actividades son las mismas para un grupo de personas.
Por defecto, se crea el área de los datos que se recopilan en el sitio web, pero también se puede crear una nueva área para asignar encargados del tratamiento de datos de los empleados o de los clientes, por ejemplo.
Cuando le damos en el botón verde “Añadir área”, lo primero que nos pregunta si queremos añadir un sitio completo o solamente un nuevo ámbito de tratamiento o área de aplicación personalizada.
En el caso de los planes de iubenda con Webempresa, siempre se elige “Añadir área personalizada”, ya que si se requiere de gestionar otro sitio web, es necesario adquirir un nuevo plan individual de iubenda para esta nueva web.
En este ejemplo, vamos a crear una nueva área para el tratamiento de datos de nuestros empleados, por tanto, asignaremos este nombre.
Después de pulsar en «Genera tus documentos«, tendrás disponible la opción «Añadir un servicio» que es para especificar cada uno de los datos que vamos a tratar para esta área en particular. Por ejemplo, aquí establecemos que nuestros empleados tienen acceso a cuentas de Google.
En la barra lateral veremos que estamos dentro del área recién creada “Empleados”, y arriba aparece el nombre de nuestra web, que sería otra área.
En este apartado saldrán todas las áreas que gestionemos en la herramienta, podemos crear tantas áreas como necesitemos y todas tendrán individualmente sus miembros y sus servicios particulares.
Esta sección funciona de la misma manera que la herramienta para generar textos de Política de Privacidad y Cookies, donde podemos ir añadiendo los servicios que, en este ejemplo, utilizan nuestros empleados, como Google Calendar, Facebook, entre miles de opciones con las que cuenta iubenda.
Cuando terminemos de añadir servicios y guardemos los cambios, tendremos algo similar a esta pantalla:
En cada área podemos gestionar miembros relacionados con el tratamiento de datos personales. Se pueden elegir del desplegable o personalizarlos como se indica en la siguiente sección de esta guía.
Gestiona a los miembros de cada área
En la barra lateral izquierda, debajo del nombre de cada área de aplicación, te aparecerá un apartado con la palabra “Miembros”.
Si pulsamos en el mismo se despliegan opciones donde podremos asignar a diferentes grupos de personas encargadas del tratamiento de datos dentro de esta área.
Aquí se pueden asignar 4 tipos de miembros relacionados con el tratamiento de datos:
- Responsable del Tratamiento
- Encargado del Tratamiento
- Miembros de la Organización del Responsable del Tratamiento
- Interesados
En cada uno de ellos se puede elegir un grupo específico de personas en los que se incluyen roles como Delegado de Protección de Datos, Departamento de Atención al Cliente, Departamento Jurídico, Empleados, etc. que ya vienen predeterminados.
Dentro de cada apartado podemos seleccionar cualquiera de los existentes, crear nuevos miembros o editarlos desde el botón «Agregar y Gestionar Miembros«.
Por ejemplo, si queremos asociar a un grupo del departamento de marketing para que lleven un control específico sobre los datos personales que recoge nuestro sitio web, dentro de esta área se puede crear un nuevo miembro o editar uno de los existentes. Lo primero será elegirlo.
Luego podremos personalizar, incluso vinculándolo con un correo electrónico y establecemos una descripción para identificarlo más fácilmente.
Al guardar los cambios, quedarán asignados estos miembros al área de tratamiento asignada, en este caso, el área sería el sitio web donde estamos aplicando las herramientas de iubenda.
Puedes editar tantos miembros y añadir áreas de aplicación como requiera tu organización para cumplir con la normativa legal. En todos los casos podrás gestionar y personalizar de acuerdo a tus necesidades.
Si tienes cualquier duda o dificultad para gestionar esta herramienta, recuerda que nos tienes al alcance de un ticket 😉
