Configurar la política de cookies y de privacidad con iubenda

Una vez hayas adquirido tu servicio, lo primero que puedes hacer es configurar la política de cookies y de privacidad con iubenda. Este documento es importante para tu web porque es donde se establece el uso que le darás a los datos de tus usuarios, información que según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) debe ser visible y fácilmente accesible en tu web.

¿Todavía no sabes qué es iubenda?

Se trata de un servicio para cumplimentar con la documentación legal para tu web. Si tienes dudas, puedes visitar esta landing para conocer nuestros planes. Cualquier consulta que tengas, envíanos un mensaje a comercial@webempresa.com y con gusto te asesoraremos.

Acceder al panel de iubenda

Para dar de alta esta documentación, debes ingresar en el apartado Hosting > Servicios contratados en tu área de cliente y pulsar en el botón «Gestionar» para ir al panel de tu servicio. Una vez dentro, accedes a tu panel de control de iubenda desde el botón «Abrir iubenda dashboard».

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Una vez dentro, te encontrarás con una pantalla como esta. Pulsa en el botón «Generar ahora» dentro del recuadro «Política de Privacidad y Cookies».

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Una vez lo hayas hecho, recibirás una confirmación de que se ha generado el texto con éxito, la página se recargará y te cambiará directo a la pantalla donde puedes comenzar a agregar los servicios que utiliza tu web y sobre los cuales debes informar a tus visitantes.

Con esta primera acción, ya tendrás un documento básico sobre el cual trabajar. Si no añades servicios personalizados a los contenidos de tu sitio, tendrás una política muy básica y que posiblemente no se corresponderá con el contenido de tu web, por lo cual, no estarás cumpliendo con las normativas. Es importante que personalices este documento con la información real que recopilas en tu web.

Añadir políticas de privacidad

Lo primero que verás al ingresar al apartado de la política de privacidad, es una pantalla donde podrás ir añadiendo los servicios que recopilan datos en tu web, por ejemplo, Google Analytics, pixel de Facebook, correo electrónico para envío de boletines, entre otros.

Iubenda cuenta con un listado de más de 2.000 servicios y si tienes alguna integración personalizada, también cuentas con la posibilidad de añadirla manualmente.

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Para iniciar, solo debes pulsar en el botón de «Añadir un servicio» y se te desplegará una ventana con diferentes opciones, categorizadas de acuerdo a su funcionalidad dentro de tu web. Aquí tienes dos opciones: escanear tu sitio automáticamente y añadir manualmente políticas de cookies filtrando en el recuadro de búsqueda, por ejemplo, «Google Analytics».

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Si optas por escanear el sitio, en unos minutos recibirás un correo con el asunto «Resultado del escáner para (tu sitio web)» donde te avisará de los servicios de recopilación de datos que ha encontrado en tu web para que los añadas desde el apartado correspondiente. En ambos casos, estas políticas tendrás que añadirlas buscando en el filtro de los servicios.

Cuando añadas cualquier política, se te abrirá una nueva ventana donde podrás personalizar todavía más lo que hace este servicio que recopila datos. Siguiendo con el ejemplo anterior, si añades «Google Analytics 4», te preguntará la región del ámbito de aplicación de esta herramienta, es decir, Estados Unidos o Irlanda para el resto del mundo. También puedes elegir la duración de este almacenamiento.

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Una vez hayas agregado todos los servicios que recopilan datos en tu web, puedes pulsar en ««Guardar y cerrar» y obtendrás el listado completo de servicios añadidos.

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Si no tienes claro cuáles son los servicios que debes añadir, puedes basarte en estos dos lineamientos:

  • Servicios de terceros que usas en tu web: aquí entran los widgets sociales donde muestras el número de seguidores en tus redes, servicios de acceso usando una cuenta de otra plataforma (Facebook, Google…), servicios de procesamiento de pagos (Stripe, PayPal…), perfiles de de seguimiento y estadísticas (Analytics, Exactmetrics…). Toma en cuenta también servicios de mailing (Mailchimp, Sendgrid…) y servicios publicitarios (AdSense, Google Ads…).
  • Finalidad con la que recojo datos: pueden ser estadísticos, para mostrar publicidad personalizada, seguimiento de contactos a través de mailing, etc.

No te preocupes si en un inicio no añades todos los servicios que tienes en tu web recopilando datos, más adelante podrás agregar o eliminar lo que corresponda. Lo importante es que te des a la tarea de analizar qué es lo que aplica en tu web y añadas todo lo que necesites para ser lo más transparente posible de cara a tus visitantes.

En la barra de la derecha que lleva el título de «Estándares específicos de la legislación» podrás añadir automáticamente las cláusulas que te ayudarán a cumplir con diferentes normativas alrededor del mundo. Tienes regiones como la Unión Europea, Estados Unidos, Suiza y Brasil.

Dentro de la misma barra, en la parte inferior, podrás determinar el idioma que estás utilizando en tu web y en el que debe estar este documento de políticas.

Idiomas en tu web

Si tu web está en más de un idioma, necesitarás que los documentos legales estén traducidos a cada uno de los lenguajes que aparece en tu web.

Con la herramienta de iubenda podrás añadir automáticamente hasta 12 idiomas, aunque el plan más básico solo te incluye uno. Si necesitas que tu documentación esté en más de un idioma, puedes ampliar tu plan de iubenda.

Una vez pulses en «Siguiente», te aparecerá una pestaña donde deberás añadir los datos legales de contacto para tu web. Esto es importante porque se añadirá dentro del documento de las políticas para que cualquier usuario pueda contactarte si lo necesita. Lo anterior es indispensable dentro de las normativas internacionales.

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Luego de guardar estas políticas pulsando en «Siguiente», te aparecerá un recuadro donde podrás revisar el documento que has realizado. Se muestra cada uno de los servicios que has añadido, así como los datos de contacto que ingresaste en el último paso.

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Tras pulsar en «Siguiente», te aparecerá un resumen de los documentos que has generado hasta el momento, que son la política de privacidad y la política de cookies.

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Generar política de cookies

Por defecto, la política de cookies se genera automáticamente al crear la documentación de la política de privacidad, más adelante podrás configurar las cookies desde la herramienta de Controles de privacidad y solución de cookies.

Si no te aparece activa la Política de Cookies, solo debes ir a la parte inferior de la barra lateral, donde verás el botón «Activar política de cookies» o «Configurar la política de cookies» dependiendo si esta ya se ha generado o no. En ambos casos, te dará opciones de personalización relacionadas con permitir cookies técnicas y la duración del almacenamiento de las mismas.

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Editar políticas de privacidad

Siempre que lo necesites, desde el dashboard de iubenda podrás acceder a revisar las políticas de privacidad que rigen actualmente a tu sitio web, ya sea porque has añadido algún otro servicio o quieras eliminar cualquiera de los que ya tienes porque has dejado de usarlo.

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Tras pulsar en «Editar» te aparecerá el listado con todos los servicios añadidos. Dentro de cada uno tienes tres opciones a la derecha: editar, eliminar o ver información. También podrás añadir algún otro servicio de la misma forma en que diste de alta los que aparecen en el listado actualmente.

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Integrar el documento en tu web

Dentro del dashboard de iubenda tienes el botón «Integrar» para obtener los códigos de integración en tu web de las políticas que acabas de crear.

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Cuando pulses en integrar, te aparecerán los códigos directos que puedes añadir a tu web para que muestre los textos a tus visitantes. Dependiendo del tipo de web que tengas, te será útil una u otra opción.

Lo primero que te aparece es la opción que mejor te venga para tu web:

  • White label, enlaces a las políticas sin imágenes ni logotipos de iubenda (solo disponible en planes Ultimate)
  • Política de privacidad simplificada, se refiere a que en el recuadro de las políticas a tu visitante le aparecerá un resumen y también la opción de ver el texto completo.
  • PDF descargable, si quieres darle al visitante la opción de descargar las políticas en un documento PDF.

Debajo de estas primeras opciones, tienes una vista previa de cómo se verán los botones de acceso a estas políticas en la parte inferior de tu web, que es donde normalmente se añaden este tipo de documentos.

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Antes de integrar el código en tu web tienes también la opción de establecer un estilo en particular para que los botones aparezcan de acuerdo al diseño de tu web, puedes elegir que sean botones blancos, negros o que no tengan estilo alguno, es decir, que solo aparezca el texto.

Tienes 3 opciones para añadir el código en tu sitio:

  • Agregar un widget al pie de página: te genera los códigos para añadir en tu footer de tal forma que aparezcan los botones para cada uno de los textos, se mostrará en una ventana modal sobre tu contenido.
  • Utilizar un enlace directo: te facilita enlaces para estas políticas de tal forma que tú puedes crear los botones o enlaces y solamente los vincularás con las políticas que has creado.
  • Integrar el texto en el body: te da los códigos para que ingreses estas políticas en cualquier parte de tu web, usando también el enlace directo si así lo deseas.

Si vas a integrar estos textos en una web desarrollada en WordPress, Joomla, Prestashop o Magento, iubenda cuenta con plugins y extensiones para hacer esta integración mucho más sencilla. De la misma forma, tienes guías para la integración sencilla con Shopify, Webflow, Wix y Squarespace, así como Drupal y desarrollos personalizados.

En el caso de WordPress, revisa esta guía: Integración de iubenda en WordPress

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