¿Que son los usuarios y los contactos autorizados?
Si necesitas dar acceso a más personas a la información relacionada con tus servicios, tienes la posibilidad de añadir usuarios o contactos autorizados en tu área de cliente:
Usuarios
Los usuarios son las personas que pueden acceder al Área de Cliente de tu cuenta.
Puedes añadir tantos usuarios como necesites y definir qué puede hacer cada uno, asignándole permisos específicos. Por ejemplo, puedes permitirle consultar facturas, gestionar servicios o crear y consultar tickets, sin darle acceso a determinadas áreas.
También puedes configurar un usuario con todos los permisos, si necesitas que tenga control total sobre la cuenta.
En resumen: un usuario puede entrar al Área de Cliente y gestionar la cuenta, según los permisos que le hayas asignado.
Contactos autorizados
Los contactos autorizados tienen una función diferente: sirven para indicar qué direcciones de correo pueden recibir comunicaciones y notificaciones de Webempresa relacionadas con tu cuenta.
Un contacto autorizado no necesita tener un usuario ni acceso al Área de Cliente.
Por ejemplo, puedes añadir a una persona como contacto autorizado para que reciba por email determinadas comunicaciones, pero sin permitirle acceder a tu cuenta ni gestionar tus servicios.
Además, es importante tener en cuenta que tener un usuario no significa automáticamente que esa persona vaya a recibir las comunicaciones por email. Para ello, su dirección de correo debe estar configurada también como contacto autorizado.
En resumen: un contacto autorizado puede recibir comunicaciones por email, pero no puede acceder ni gestionar el Área de Cliente.
¿Cuál es la diferencia?
- Usuario: puede acceder al Área de Cliente y realizar acciones según los permisos asignados.
- Contacto autorizado: puede recibir comunicaciones por email, pero no tiene acceso al Área de Cliente.
Una misma persona puede ser usuario y contacto autorizado al mismo tiempo si quieres que pueda acceder a la cuenta y, además, recibir las comunicaciones correspondientes.
Pasos para añadir/eliminar un nuevo usuario o contacto
Dentro de tu área de cliente, haz clic en “Mi Cuenta” (en la esquina superior derecha) y selecciona la opción “Gestión de Usuarios”.
En esta nueva pantalla, verás a los usuarios que tienen acceso a tu cuenta. Si no has añadido ninguno, solo verás tu correo de acceso con la etiqueta de “Propietario”.
En el apartado Invitar nuevo usuario, introduce la dirección de correo electrónico de la persona a la que deseas dar acceso.
Luego, elige los permisos que quieres concederle. Puedes otorgar “Todos los permisos” o seleccionar accesos específicos para que el usuario solo pueda gestionar lo estrictamente necesario. Cuando termines, pulsa en “Enviar invitación”.
Se recargará la pantalla mostrando un mensaje de confirmación y verás que ya aparece en el apartado de “Invitaciones Pendientes”. Tendrás las opciones de “Reenviar” o “Cancelar” esta invitación.
Aceptar la invitación
El invitado recibirá un correo electrónico con un enlace para aceptar la invitación. Si ya tiene cuenta en Webempresa, solo tendrá que ingresar sus credenciales habituales. En caso de que no tenga cuenta todavía, en la misma pantalla podrá dar de alta su ficha de cliente para tener accesos propios.
OJO! Es muy importante que el link recibido vía mail de invitación lo abras en una ventana en incognito, para que así puedas asegurarte que hagas login directamente en la cuenta donde realmente debes aceptar la invitación.
Si el usuario invitado ya tiene una ficha de cliente, al momento de acceder, le aparecerá un listado de las cuentas a las que tiene acceso. Deberá ingresar en el apartado de la nueva cuenta a la que se le otorga el acceso.
Una vez dentro, podrá directamente aceptar la invitación.
Una vez acepte la invitación, podrá acceder directamente a la ficha. A partir de ese momento, cada que ingrese con sus datos, el sistema le preguntará a cuál de las fichas a las que tiene acceso quiere ingresar.
Cambiar entre cuentas
En cualquier momento, un usuario con acceso a diferentes cuentas podrá hacer un cambio entre las mismas desde el menú “Mi cuenta” > “Cambiar cuenta”.
Crear contacto Autorizado
Si deseas que un usuario reciba correos de notificaciones relacionadas con tu cuenta, deberás añadirlo además como Contacto. Para hacerlo, ve al menú Mi Cuenta > Contactos.
Te aparecerá una nueva ventana donde tendrás que añadir los datos de tu contacto y en la parte inferior podrás elegir los emails de notificación que deseas que reciba.
Eliminar contacto autorizado o Usuarios.
Para eliminar un contacto autorizado o usuario, primero debes ir al apartado de Gestionar usuarios y dentro localizarlo el usuario a eliminar y presionar en «Quitar acceso».
O también podemos cancelar una invitación enviada. En el caso de los Contactos Autorizados, también debemos ir al apartado de Contactos/Sub-cuentas y localizar el mail a eliminar.
Esquema de permisos
Acá explicaremos como funcionan los permisos/checks que permite tener cada usuario o contacto autorizado.
1. Dar acceso al panel del control del hosting desde el área de cliente a un Usuario.
Para que un usuario tenga acceso al panel del control del hosting, debes marcar las opciones:
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Ver Productos y Servicios: Es el permiso básico de lectura. Permite al usuario ver la lista de servicios activos, suspendidos o cancelados, así como consultar los detalles técnicos de cada uno.
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Ver y Modificar Contraseñas Productos: Permite al usuario cambiar o resetear las contraseñas de acceso a los servicios contratados (por ejemplo, la contraseña de acceso al panel de control).
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Configurar Inicio de Sesión Simple: Permite al usuario acceder directamente a servicios externos (como el panel de control del hosting o WePanel) sin tener que volver a introducir sus credenciales, siempre que el servicio lo soporte.
2. Permitir que un usuario tenga acceso a tickets (atención comercial).
Para que un usuario tenga acceso a crear/ver y responder tickets, debes marcar la opción de Acceso a Soporte Técnico
Y para que reciba los correos de aviso, debe crear una subcuenta con el mismo mail del usuario y dentro de Preferencias de mail, debes marcar Notificación de Tickets de Soporte.
3. Permitir que un usuario tenga acceso a tickets (soporte técnico)
Para que un usuario tenga acceso a crear/ver y responder tickets de soporte técnico, debe cumplir estos requisitos:
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Configurar los permisos para tener acceso al panel del hosting, tal y como se comenta en el apartado Dar acceso al panel del control del hosting desde área de cliente a un usuario un poco más arriba.
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Debes marcar la opción de Acceso a Soporte Técnico;
Y para que reciba los correos de aviso la de Emails Soporte – Notificación de Tickets de Soporte para tener acceso a tickets como se comentaba en el apartado anterior.
4. Permitir gestiones relacionadas con facturación
Si necesitas que un usuario tenga facilidades para gestionar facturas (pagos, notificaciones, etc.), descargarlas e imprimirlas, tendrías que habilitar los permisos ‘Ver y pagar facturas’. opcionalmente puedes elegir que también pueda, ‘Ver y Aceptar Presupuestos’.
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Ver y aceptar presupuesto: Permite al usuario revisar las propuestas económicas enviadas por Webempresa y aceptarlas formalmente para que se conviertan en un pedido.
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Ver y pagar facturas: Permite acceder al historial de facturación, descargar las facturas en PDF y realizar pagos pendientes a través de las pasarelas disponibles.
Si además quieres que este usuario reciba correos electrónicos cuando se generen nuevas facturas y sean pagadas, deberás crearle una subcuenta para habilitar en ‘Preferencias Email’, la opción ‘Emails Facturas’.
5. Otros permisos
Como ya has visto, dentro de los usuarios existen diferentes permisos y opciones que puedes combinar. Por tanto, las acciones que podrá realizar cada usuario dependerán de los permisos que hayas seleccionado al configurarlo.
Gestión de facturas:
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Realizar Nuevo Pedido/Actualización/Cancelación: Permite al usuario realizar cambios contractuales: contratar nuevos servicios, hacer un upgrade de plan (mejorar el hosting) o solicitar la cancelación de un servicio.
Gestión de Dominios
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Ver dominios: Permite visualizar el listado de dominios registrados y su estado (fecha de vencimiento, registrador, etc.).
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Gestionar configuración de dominios: Permite realizar cambios técnicos en el dominio, como modificar los DNS, gestionar el bloqueo de transferencia o actualizar los datos de contacto del WHOIS.
Correos internos:
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Ver correos: Permite al usuario visualizar el historial de comunicaciones y notificaciones enviadas por el sistema al correo de la cuenta.
Gestión de Cuenta y Acceso
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Modificar perfil de cuenta principal: Permite al usuario cambiar los datos básicos de la cuenta principal (nombre de la empresa, dirección, teléfono, etc.). Es un permiso de alto nivel, ya que afecta a la identidad legal de tu área de cliente.
