La Base de Datos de Consentimiento de iubenda (Consent Database) es una herramienta que se integra en los formularios de la web y que nos permite tener el control de la información de personas que han aceptado nuestros términos de condiciones, políticas de privacidad, etc.
Contar con esta plataforma es importante porque según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), el administrador de una web debe tener un registro exacto de cuándo consintió el cliente las políticas de tratamiento de su información.
Para activar la Base de Datos de Consentimiento deberás tener un subnivel Medium, Large o Extra de cualquier plan de iubenda. Si no lo tienes, escríbenos un ticket para que podamos ayudarte a activarlo.
Accede a la base de datos
Para gestionar la Base de Datos de Consentimiento, lo primero que debes hacer es ingresar en el apartado Hosting > Servicios contratados en tu área de cliente y pulsar en el botón «Gestionar».
Dentro del apartado de gestión de tu servicio, accedes a tu panel de control de iubenda desde el botón «Abrir iubenda dashboard».
Una vez dentro del dashboard de iubenda, podrás ver los documentos que has generado. Si nunca has activado la Consent Database, tendrás primero que pulsar en el botón verde «Activar ahora«.
Tras unos segundos de espera, o en caso de que ya la tengas activa, te aparecerá el botón «Dashboard de la Consent Database«.
Sincroniza tus documentos legales de iubenda
La Base de Datos de Consentimientos se sincroniza con el resto de documentos legales de iubenda para recoger y guardar la información de los usuarios de tu web o aplicación.
En principio debes pulsar en el botón «Integrar» dentro de la herramienta de Consent Database y la web te mostrará el apartado de la web donde te aparece la configuración de esta herramienta.
Lo primero es pulsar en el seleccionable «Sincroniza tus documentos legales de iubenda con la Consent Database«.
Posteriormente, tendrás que integrar la base de datos con tus documentos, esto puedes hacerlo desde el plugin de WordPress, a través de código JavaScript o usar la HTTP API.
En esta guía vamos a seguir el primer procedimiento, que es el plugin de WordPress. Los otros métodos generalmente sirven a desarrolladores con necesidades específicas, así que cualquier duda, escríbenos un ticket para que podamos ayudarte de forma más personalizada.
Si tu web es un desarrollo personalizado o tienes otras necesidades, estas guías te ayudarán:
Configura el plugin
Ingresa en tu instalación de WordPress y ve al plugin «iubenda» en la barra lateral izquierda. Dentro verás los apartados de cada documento y tendrás disponible la Consent Database.
Al pulsar en «Configurar» te enviará a otra pantalla donde tienes las opciones:
- Activa y configura la Consent Database: esto te llevará al dashboard de iubenda para realizar los pasos vistos en el punto previo.
- Pega aquí tu API pública: deberás copiar y pegar la API que te aparece en el apartado de integración de la herramienta en iubenda y validarla para que te aparezca la tercera opción.
- Añade formularios: por defecto, iubenda detectará los formularios en tu web y te los mostrará para integrarlos. Si te falta alguno, pulsa en el botón para de la parte inferior para que los detecte automáticamente.
Con esto tendrás conectada la base de datos con tu WordPress, pero todavía nos falta mapear el formulario detectado, es decir, configurar cada uno de sus campos para que se almacenen correctamente los datos.
Mapea tus formularios y elige los documentos legales
Pulsa en el nombre del formulario para entrar en la configuración del mismo, donde vamos a establecer la información que la base de datos va a ir almacenando.
A esta acción se le llama mapear, que no es más que indicarle a la herramienta cómo enlazar cada uno de los datos que van a ingresar tus usuarios con una fila en la base de datos de consentimientos.
Para fines de este ejemplo, vamos a mapear el formulario de los comentarios de WordPress, pero en tu caso es muy posible que tengas un formulario de contacto y será este el que configurarás para almacenar la información de tus usuarios.
En cualquier caso, las opciones que te aparecerán serán las mismas:
- Campos temáticos (subject fields): sincroniza los campos de la base de datos con los de tu formulario.
- Campos de preferencias (preference fields): puedes añadir registros personalizados de consentimientos previos del usuario, por ejemplo, que ya han consentido ser parte de tu newsletter.
- Campos de exclusión (exclude fields): aquí añades los campos del formulario que no quieras que se registren, como contraseñas del usuario.
- Documentos legales (legal documents): vincula la base de datos con los documentos que ya tienes generados en iubenda.
Aquí tienes un ejemplo de cómo queda el mapeo con campos de preferencias y exclusión añadidos, por defecto en estos apartados no aparece nada.
Cuando pulses en el botón verde, se guardarán los cambios y ya estarás recogiendo datos de tu formulario 🙂
Puedes hacer la prueba de hacer un envío desde el formulario y luego ir al dashboard de la base de datos dentro de iubenda para ver cómo se guardan estos registros.
Conoce el dashboard de la base de datos
Ya con todo configurado, desde el panel principal de iubenda, tendrás acceso al dashboard de la base de datos de consentimiento, donde podrás ver detalle de los datos recogidos por tus formularios de la web.
Cuando entres en este panel, verás toda la información de consentimientos que ha sido recogida. Tienes 3 apartados: Consentimientos, Interesados y Avisos Legales.
Dentro de cada uno te aparecerá el listado mostrando diferente información, lo principal será la etiqueta de tiempo y el identificador del documento relacionado con el consentimiento.
A la derecha, tienes un ícono con un ojo, si pulsas en él podrás ver detalles de cada uno de los consentimientos.
En esta documentación oficial de iubenda podrás ver más detalles sobre la Base de Datos de Consentimiento: Consent Database: Introducción y métodos.
Si tienes cualquier duda sobre cómo usar esta herramienta, contáctanos vía ticket y con gusto te ayudamos 🙂
